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Assemblea

L’assemblea è una riunione formale con valore ufficiale, a cui sono tenuti a partecipare tutti i soci dell’associazione, inclusi i simpatizzanti e gli onorari. Generalmente, ogni anno si tengono quattro assemblee (in media, una ogni tre mesi).

Nel dettaglio, l’assemblea viene convocata e si svolge secondo l’articolo 9 dello statuto:

ART. 9 – Assemblea

  1. L’assemblea è composta dagli associati ed è l’organo sovrano. È presieduta dal Presidente dell’associazione o, in sua assenza, dal Vicepresidente o da un Presidente dell’Assemblea eletto dagli associati tra i suoi membri.
  2. Deve essere convocata almeno una volta all’anno dal Presidente per l’approvazione del bilancio e ogni qualvolta il presidente lo ritenga necessario.
  3. È convocata mediante avviso scritto da inviare almeno 8 giorni prima di quello fissato per l’adunanza, contenente la data della riunione, l’orario, il luogo, l’ordine del giorno e l’eventuale data di seconda convocazione, che non potrà avere luogo prima che siano trascorse 24 ore dalla prima convocazione. Tale comunicazione può avvenire a mezzo lettera, fax, e-mail.
  4. L’Assemblea è inoltre convocata a richiesta motivata di almeno un decimo degli associati o quando l’organo amministrativo lo ritenga necessario.
  5. I voti di norma sono palesi, tranne quelli riguardanti la nomina o la revoca delle cariche associative, le azioni di responsabilità e nell’ipotesi in cui il Presidente lo ritenga opportuno in ragione della delibera.
  6. Hanno diritto di voto in Assemblea tutti coloro che sono iscritti da almeno tre mesi nel libro degli associati e sono in regola con il pagamento della quota associativa.
  7. Ciascun associato ha un voto. Ciascun associato può farsi rappresentare in assemblea da un altro associato, conferendo delega scritta, anche in calce alla convocazione. Ciascun associato può rappresentare sino ad un massimo di tre associati se l’associazione ha un numero di associati inferiore a cinquecento e di cinque associati se l’associazione ha un numero di associati non inferiore a cinquecento.
  8. Delle riunioni dell’assemblea è redatto il verbale, sottoscritto dal Presidente e dal segretario verbalizzante e conservato presso la sede dell’associazione.
  9. L’Assemblea può essere ordinaria o straordinaria. È straordinaria quella convocata per la modifica dello statuto, per lo scioglimento e la devoluzione del patrimonio, per l’eventuale trasformazione, fusione, scissione dell’associazione. È ordinaria in tutti gli altri casi.
  10. L’assemblea ordinaria è regolarmente costituita in prima convocazione con la presenza della metà più uno degli associati e in seconda convocazione qualunque sia il numero degli aderenti presenti. L’assemblea delibera a maggioranza dei voti dei presenti.
  11. L’assemblea straordinaria delibera e modifica lo statuto dell’associazione con la presenza di almeno il sessanta per cento degli associati e il voto favorevole della maggioranza dei presenti.
  12. L’assemblea straordinaria delibera lo scioglimento e la liquidazione nonché la devoluzione del patrimonio con il voto favorevole di almeno tre quarti degli associati.
  13. Nelle deliberazioni di approvazione del bilancio e in quelle che riguardano la loro responsabilità, gli amministratori non hanno diritto di voto.
  14. L’Assemblea ha i seguenti compiti:
    1. nomina e revoca i componenti degli organi sociali;
    2. nomina e revoca, quando previsto, il soggetto incaricato della revisione legale dei conti;
    3. approva il bilancio e, se previsto, il bilancio sociale;
    4. delibera sulla responsabilità dei componenti degli organi sociali e promuove azione di responsabilità nei loro confronti;
    5. delibera sull’esclusione degli associati;
    6. delibera sulle modificazioni dell’atto costitutivo o dello statuto;
    7. approva l’eventuale regolamento dei lavori assembleari;
    8. delibera lo scioglimento, la trasformazione, la fusione o la scissione dell’associazione;
    9. delibera sugli altri oggetti attribuiti dalla legge, dall’atto costitutivo o dallo statuto alla sua competenza.

Assemblea

Come specificato nel comma 7 dell’articolo 9 dello statuto, i soci assenti potranno delegare un altro socio per votare in loro vece. I soci presenti potranno rappresentare al massimo tre assenti ciascuno.

Inoltre, come da art. 5, c. 2.1 e art. 9 c. 6, hanno diritto di partecipare e di votare unicamente soci iscritti da almeno tre mesi.

Info

Per perseguire la massima semplicità possibile, ma contemporaneamente rispettare i nostri principi, abbiamo scelto di utilizzare una piattaforma che non limita sistematicamente i voti e, soprattutto, non prevede la funzione di “delega” di un altro socio. Sono dunque fondamentali la lealtà e la serietà di ciascun socio nel votare solamente per quante volte ne ha diritto.

Verbale

All’inizio di ogni assemblea viene nominatə unə verbalista, a cui è affidato il compito di prendere nota di tutto ciò che accade durante la riunione, in particolare annotando i dettagli delle votazioni e delle delibere.

Gli step da compiere sono:

  1. Su Nuvola, duplicare il file “Carta intestata APS Oltre.odt”, rinominarlo “anno.mese.giorno Verbale assemblea.odt” e posizionarlo nella cartella Verbali > Assemblee.
  2. Scrivere l’orario di inizio dell’assemblea
  3. Scrivere chi sono verbalista e presidente dell’assemblea
  4. annotare i passaggi e gli interventi importanti, con i relativi orari
  5. Scrivere l’orario di fine assemblea
  6. Apporre sul verbale la firma di verbalista e presidente dell’assemblea
  7. Salvare in formato PDF il verbale firmato

Buone abitudini

Per quanto lo statuto indichi come l’assemblea debba svolgersi per avere un valore legale, è importante importantissimo super importantissimo seguire alcune buone abitudini che non sono formalmente specificate, ma che sono fondamentali per svolgere la nostra attività con facilità e serenità.

Seconda convocazione

Come puoi leggere nel comma 10 dell’articolo 9 dello statuto, tutte le assemblee sono convocate in due momenti diversi: una prima convocazione, in cui è necessario un quorum di partecipazione affinché l’assemblea sia valida, ed una seconda convocazione, in cui non è necessaria una partecipazione minima.

Dunque, l’email di convocazione inviata a ciascun socio contiene due convocazioni, di cui la prima è ad un orario impossibile (ad esempio nel mezzo della notte). Questo stratagemma è pensato per fare in modo che l’assemblea si tenga per forza di cose in seconda convocazione, per cui non sarà necessario un numero minimo di soci partecipanti.

Per questa ragione, nell’email di risposta è fondamentale specificare che si è presenti esclusivamente in seconda convocazione.

Registrare la partecipazione

È compito delle Api registrare le presenze di ogni assemblea nella tabella Participation log.


Ultimo aggiornamento: 2022-11-10
Creata: 2022-10-27